Auskunft gem. Art. 15 DS-GVO
Betroffene Personen haben das Recht, vom Verantwortlichen gem. Art. 4 Nr. 7 DS-GVO eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob er deren personenbezogene Daten verarbeitet, z. B. speichert und, soweit dies der Fall ist, Auskunft über diese personenbezogenen Daten und weitere Informationen zu verlangen.
Dieses Verlangen muss nicht begründet werden. Ferner muss auch kein irgendwie geartetes berechtigtes Interesse für das Auskunftsbegehren vorliegen. Das Gesetz sieht für das Auskunftsbegehren keine besondere Form (Schriftform oder ähnliches) vor. Sinnvoll ist es jedoch, die Auskunft schriftlich (Brief, Fax, E-Mail) anzufordern, um dem Verantwortlichen eine Identitätsprüfung mittels Datenabgleich zu erleichtern und um im Rahmen eines Beschwerdeverfahrens nachweisen zu können, dass und wann eine Auskunft verlangt wurde.
Zur Erteilung einer Auskunft ist grundsätzlich jeder Verantwortliche verpflichtet, bei dem ein Auskunftsbegehren geltend gemacht worden ist. Dies gilt auch wenn bei der verantwortlichen Stelle keine personenbezogenen Daten von demjenigen gespeichert sind, der die Auskunft begehrt. Denn dann ist eine so genannte Negativauskunft zu erteilen, d.h. die Information zu geben, dass keine personenbezogenen Daten zu der betroffenen Person gespeichert sind. Der Verantwortliche ist verpflichtet, sich vor Erteilung der Auskunft angemessen davon zu überzeugen, dass er die personenbezogenen Daten tatsächlich nur der richtigen betroffenen Person zukommen lässt („Identitätsprüfung“).Der Verantwortliche muss intern die korrekte und zeitnahe Beantwortung von Auskunftsverlangen sicherstellen, wobei die Auskunft unverzüglich, in jedem Fall innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrages zur Verfügung zu stellen ist (art. 12 Abs. 3 S. 1 DS-GVO). Etwas anderes gilt ausnahmsweise dann, wenn Gründe für eine Verlängerung der Frist vorliegen oder ausnahmsweise eine Auskunft nicht erteilt werden muss. Allerdings ist auch in den zuletzt genannten Fällen eine Reaktion gegenüber der auskunftsersuchenden Person spätestens innerhalb eines Monats erforderlich.
Der Umfang der Auskunft ist zweistufig aufgebaut. Zunächst geht es um die Frage, ob personenbezogene Daten zu einer Person gespeichert werden. Falls ja, erstreckt sich die weitere Auskunft auf diese personenbezogenen Daten. Dies bedeutet, dass der betroffenen Person grundsätzlich alle gespeicherten personenbezogenen Einzel-Daten mitzuteilen sind, die sich auf sie beziehen. Mitzuteilen sind dabei die konkreten („Klartext“-) Informationen, und nicht nur die Kategorien der Daten. Ausreichend ist es deshalb nicht, nur mitzuteilen, dass „Name, Wohnort und Telefonnummer“ gespeichert sind. Es sind vielmehr die Daten „Max Mustermann, Hauptstraße 1, 09876 Neustadt, Telefon 1234567“ mitzuteilen. Daneben müssen der betroffenen Person weitere Informationen gegeben werden (vgl. Katalog des Art. 15 Abs. 1 Buchst. a bis h DS-GVO)
Gem. Art. 15 Abs. 3 DS-GVO, ist eine „Kopie“ der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung zu stellen. „Kopie“ bedeutet in diesem Zusammenhang in der Regel nicht, dass eine „Fotokopie“ von allen Dokumenten, E-Mails etc., in denen z. B. der Name der betroffenen Person und eventuelle weitere Informationen über diese Person enthalten sind herausgegeben werden muss; vielmehr ist eine strukturierte Wiedergabe der auf die betroffene Person bezogenen Daten gefordert. Entscheidend ist also, dass keine personenbezogenen Daten fehlen. Nur im Einzelfalls sind Kopien von Auszügen aus Dokumenten oder gar von ganzen Dokumenten oder auch von Auszügen aus Datenbanken, die zwar unter anderem auf die betroffene Person bezogene Daten enthalten, daneben aber auch Daten, die keine personenbezogenen Daten zu dieser Person sind, zur Verfügung zu stellen. Dann muss diese jedoch unerlässlich sein, um der betroffenen Person die wirksame Ausübung der ihr durch DS-GVO verliehenen Rechte zu ermöglichen (EuGH, Urt. v. 04.05.2023, Rs. C-487/21).
Wenn das Auskunftsbegehren elektronisch, z.B. per E-Mail gestellt wird, ist die Auskunft grundsätzlich elektronisch zu erteilen (siehe Art. 12 Abs. 3 S. 3, 15 Abs. 3 Satz 3 DS-GVO) soweit die betroffene Person nichts anderes angibt. Aber auch wenn eine postalische Zusendung verlangt wird. muss die Beauskunftung im Regelfall unentgeltlich erfolgen (Art. 12 Abs. 5 DS-GVO).
Hilfe bei Verstößen gegen die Auskunftsverpflichtung
Wenn betroffene Personen von einem Verantwortlichen aus dem nicht-öffentlichen Bereich in Bayern (Unternehmen, Freiberufler, Verein, Selbständiger usw.) die verlangte Auskunft nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig bekommen, können sie sich mit einer Beschwerde an das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (www.lda.bayern.de), wenden. Damit die Aufsichtsbehörde in diesen Fällen schnell und effektiv prüfen kann, ob ein Verstoß gegen die Auskunftsverpflichtung vorliegt, ist es sinnvoll, ihr eine vollständige Kopie des angefallenen Schriftverkehrs zukommen zu lassen (z.B. Auskunftsersuchen, Eingangsbestätigung, Reaktion des Verantwortlichen).
Weitere und vertiefte Informationen zum Auskunftsrecht finden Sie in unseren Informationsblättern für betroffenen Personen sowie für Verantwortliche und in den Leitlinien 01/2022 des Europäischen Datenschutzausschusses zum Auskunftsrecht.
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