Hinweise zum Datenschutz bei der Erhebung von Kontaktdaten von Gästen in Gastronomiebetrieben zur Nachverfolgung von Coronavirus-Infektionswegen
In Bayern dürfen Gastronomiebetriebe mittlerweile wieder öffnen. Aus Gründen des Gesundheitsschutzes zur Nachverfolgung von Infektionswegen des neuartigen Coronaviruses SARS-CoV-2 sind die Betreiber aufgefordert gemäß § 5 der 13. BayIfSMV (gültig ab 05.06.2021), bestimmte personenbezogene Daten von Gästen zu erheben. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht gibt an dieser Stelle Hinweise zur datenschutzgerechten Umsetzung dieser Verpflichtung und stellt ein Musterformular samt datenschutzrechtlichem Informationstext zur Verfügung.
Hier die häufigsten Fragen und Antworten zu den datenschutzrechtlichen Aspekten dieses Themas:
Welche personenbezogenen Daten von Gästen müssen Gastronomiebetriebe erheben?
Name und Vorname, Anschrift und eine sichere Kontaktinformation (Telefonnummer oder E-Mail-Adresse) von jeweils einer Person pro Hausstand sowie der Zeitraum des Aufenthalts.
Wie lange sind die Daten vom Gastronomiebetrieb aufzubewahren?
Vier Wochen. Danach sind Papierunterlagen datenschutzgerecht zu vernichten; ein handelsüblicher Aktenshredder mit Sicherheitsstufe 3/4 (nach DIN 66399) reicht hierfür aus. Elektronische Kontaktdaten sind zu löschen.
An wen dürfen oder müssen die Daten weitergegeben werden?
Das Gastronomieunternehmen darf die Daten ausschließlich auf Anforderung des Gesundheitsamtes zur Nachverfolgung möglicher Infektionskette weitergeben.
Darf der Gastronomiebetrieb die Daten auch für andere Zwecke verwenden?
Nein. Die Daten werden ausschließlich zum Zweck der Nachverfolgung von Covid-19-Infektionsketten erhoben und dürfen ausschließlich zu diesem Zweck auf Anforderung des Gesundheitsamtes dorthin übermittelt werden. Eine Verwendung durch den Gastronomiebetrieb für andere Zwecke (etwa Werbung) muss unbedingt unterbleiben und würde einen datenschutzrechtlichen Verstoß darstellen.
In welcher Form sind die Daten zu erheben?
Hierzu gibt es zwar keine spezifischen Anforderungen. Datenschutzrechtlich unzulässig wäre aber die Verwendung von Listen, auf die sich die Personen selbst nacheinander eintragen und wenn dabei die Daten der vorher Eingetragenen für die nachfolgenden Personen sichtbar sind. Stattdessen sollte bei Erfassung auf Papier jeder Gast seine Daten auf einem Einzelbogen angeben. Wir haben hierfür ein Muster zum Download bereitgestellt, das die Gastronomen verwenden können. Als Alternativlösung denkbar wäre es, dass ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin die Daten in eine von ihm/ihr geführte Liste aufnimmt und dabei dafür Sorge trägt, dass die Gäste keinen Einblick in die Liste nehmen können.
Was muss der Gastronomiebetrieb bei der Datenerhebung in datenschutzrechtlicher Hinsicht beachten?
Das Gastronomieunternehmen muss die Gäste im Zeitpunkt der Datenerhebung gemäß den Anforderungen des Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung ihrer Daten informieren. Wir haben dazu in den bereitgestelltem Muster auch die entsprechenden zu erteilenden Informationen aufgenommen.
Was muss der Gastronom beim Umgang mit den erhobenen Daten sonst noch beachten?
Die Daten sind so aufzubewahren, dass Unbefugte - auch andere Gäste – auf die Daten der einzelnen eingetragenen Gäste nicht zugreifen können. Die ausgefüllten Papierformulare dürfen daher nicht offen etwa auf dem Tresen herumliegen und sollten am Ende des Arbeitstages sicher verschlossen aufbewahrt werden. Es ist auch zu verhindern, dass andere Gäste die Daten der Voreingetragenen sehen. Dies kann z.B. durch die Verwendung von Einzelformularen erreicht werden, d.h. jeder Gast, der seine Daten angeben muss, füllt ein separates Blatt aus – wir haben dafür ein Formular zum Download zur Verfügung gestellt (s.u.). Alternativ kann z.B. ein Mitarbeiter die Daten in eine Liste erfassen, die von den Gästen nicht eingesehen werden kann. Hingegen ist wäre es datenschutzrechtlich nicht zulässig, wenn sich mehrere Gäste in eine fortlaufende Liste eintragen und dabei die Daten der Voreingetragenen sehen können. Hierauf müssen die Gastronomen in besonderer Weise achten, zumal bei Verwendung von Listen, die für andere Gäste einsehbar sind, realistischerweise – und zu Recht – mit Beschwerden zu rechnen ist.
Musterformular für die Gastronomie zur Erhebung von Kontaktdaten von Gästen
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